一、背景

某公司对营销、服务等人员出差费用通常由业务人员先行垫付，差旅结束后定期进行贴票报销。

二、流程现状与核心问题

1）报销流程效率低、耗时长，据数据统计平均需要20个工作日，才能完成对私报销流程；

2）关键原因在提交报销电子流同时，还需要进行线下纸档审批，审批人需要审核电子流和纸件，纸件的审批通常较慢，遇到审批领导出差或无暇审批的情况，报销周期就显著拉长；

3）由于报销时间长，导致同事抱怨较多，尤其是垫支额度大的同事，一些刷信用卡的同事出现账单逾期情况；

三、优化思路与方案

在报销过程中，各环节审批、财务发票处理等确实会耗费时间。按照原来渐进优化的思路，通过分析各流程节点问题缩短市场的方法，很难实质奏效。事实上在此次优化之前，流程部门和财务已经开展了一次缩短失效的优化，未收到显著的改善成效。

本次优化，为确保实效，借鉴标杆企业做法，优化团队调整了思路，采用如下方式来优化报销流程：

1）赋予员工信用初始数据：对每个员工给与初始信用分，并根据员工在报销业务中的表现持续更新信用分，如报销不及时、报销不合规等，财务会对信用分进行扣减；

2）对信用分达标的员工，在电子审批流审批通过之后，即进行付款（不随工资发放，每周有固定的放款时间点），不用载等待纸件审批完成才执行付款；

3）对于员工信用分扣减低于一定分数时，则不再享受该优先报销政策。员工如果想要继续享受优先报销政策，则需要通过学习报销政策，并考试通过后，方能得到信用加分；

4）为了避免由此导致的相关风险，每月末会对报销情况进行审计，规避由于操作方式变更带来的风险，如电子流审批不严格导致重复提交报销审批通过等风险，对离职员工也需要确认报销情况。

四、优化效果

1）报销周期缩短，不再受纸档审批时间限制，员工满意度提升；

2）为了保持良好的信用分，员工对报销相关规则更为敬畏。

五、对其他企业的启发点/亮点

1）流程优化的执行，需要转变思路，不局限在对原有业务的持续打补丁；

2）适当的情况下，可通过借鉴标杆企业做法，开阔思路；

3）流程优化，不单纯在于对流程的优化，需要制定整体解决方案，保证新业务的贯彻落实。

备注

本案例描述案例企业在特定时期下，借鉴标杆企业对自身同类业务的优化，不代表最有做法，企业在实践过程中，需要依据自身情况选择最优方案。